1 lipca 2026 r. weszły w życie zmiany, które upraszczają sposób przekazywania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Sposób składania tych dokumentów zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku – ZUS czy pracodawca – płatnik składek.

Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego opłacają ci płatnicy składek, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 osób (z wyjątkiem osób uprawnionych do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia). Oni również ustalają prawo do zasiłku i jego wysokość.

Jeżeli płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób, prawo do zasiłku ustala ZUS, który również wypłaca to świadczenie.

Jeżeli zasiłek wypłaca płatnik składek, to wniosek składa do niego osoba ubezpieczona. Płatnik na tej podstawie ustala prawo do zasiłku i jego wysokość.

Wniosek można złożyć w postaci:

• papierowej – tak jak dotychczas, w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznej, np. za pośrednictwem wewnętrznych systemów funkcjonujących u płatnika składek, jak poczta elektroniczna czy system kadrowo-płacowy, albo jako skan dokumentu.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, to wniosek składa do ZUS osoba ubezpieczona w:

• postaci papierowej (jak dotychczas w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem),

• formie dokumentu elektronicznego na PUE/ eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych (wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo  podpisem udostępnionym przez ZUS).

Co w sytuacji, gdy osoba ubezpieczona złoży wniosek o zasiłek opiekuńczy do swojego płatnika składek, który nie wypłaca zasiłku? Wtedy płatnik składek ma obowiązek przekazać wniosek do ZUS albo w postaci papierowej, albo jako załącznik (np. skan) do dokumentu elektronicznego wysłanego np. przez portal eZUS. Nie trzeba wysyłać do ZUS wersji papierowej, jeśli wysłaliśmy wersje elektroniczną wniosku.

Co ważne, wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, które płatnik składek przekaże do ZUS  w formie dokumentu elektronicznego (czyli np. przez portal eZUS), będą uznawane za tak samo ważne i skutecznie prawnie, jakby były złożone papierowo i podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną.

Jeśli oprócz wniosku wymagane są inne dokumenty, to można je złożyć jako:

• dokumenty oryginalne lub
• kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem, lub
• elektroniczne kopie tych dokumentów (np. skany).

Jeżeli zasiłki wypłaca ZUS, to płatnik składek powinien przekazać niezbędne dokumenty do przyznania i wypłaty zasiłku najpóźniej w terminie 7 dni od ich otrzymania.